Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan kuvaukset
Asiakirjoja ja tietoa on 1980-luvulta lähtien pyritty hallitsemaan erilaisilla suunnitelmilla. Niiden yhteisenä tavoitteena on tukea tiedon elinkaaren hallintaa ja käytettävyyttä sekä vastata kysymykseen, mitä tietoa viranomainen omistaa ja minkä tiedon hallinnasta se on vastuussa.
Arkistolaissa säädetty arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) sisältää viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat ja -tavat, ja sopii erityisesti analogisen aineiston hallintaan. Lue lisää arkistonmuodostussuunnitelmasta AMS-oppaasta (pdf).
Digitaalisen tiedon hallintaan kehitettiin 2000-luvun alussa tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu tehtäväpohjaiseen luokitteluun sekä toimii tietojärjestelmään integroituna metatietojen tuottamisen ja elinkaaren hallinnan välineenä.
Tiedonhallintamalli (THM) perustuu tiedonhallintalakiin (2019). Se pyrkii aiempaa laajemman kokonaisuuden hallintaan sekä päällekkäisten kuvausten vähentämiseen, ja voi sisältää aiempia kuvauksia, esimerkiksi AMS:n ja TOS:n. Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksen tiedonhallintamallin sisällöstä.
Kuvaukset elinkaaren hallinnan ja arkistoinnin näkökulmasta
- arkistolaki
- tiedon elinkaaren suunnittelu ja hallinta analogisessa ympäristössä
- Sähke2-normi ja JHS 191 -suositus (2015)
- ei kirjallinen kuvaus tai ohje, integroidaan tietojärjestelmään
- tiedonhallintalaki
- tiedonhallinnan suunnittelu ja velvoitteet
- tietoturvallisuus, tietojen luovutukset ja tiedonsiirtotavat
Lue lisää tiedonohjauksesta
Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksen mukaisessa toimintatavassa tiedon käsittelyn ohjaaminen ja elinkaarenhallinta (engl. lifecycle management) tietojärjestelmässä perustuu tiedonohjaukseen eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (tiedonohjaussuunnitelma, TOS).
Muodoltaan ja sisällöltään tiedonohjaussuunnitelma (TOS) muistuttaa asiakirjahallinnan perinteisiä tehtäväpohjaisia säilytysaikasuunnitelmia (engl. retention schedule, file plan). Niistä poiketen suunnitelma ei ole kirjallinen kuvaus tai ohje, vaan se integroidaan tietojärjestelmään, eli syntyvän ja käsiteltävän tiedon yhteyteen.
Tiedonohjauksen periaatteita ja tiedonohjaussuunnitelman yhtenäisiä rakenteita on kehitetty edelleen JHS 191 -suosituksessa (2015).
Käytännössä tiedonohjauksella tarkoitetaan tietojärjestelmien taustalle laadittavia metatietomäärityksiä ja niihin perustuvia käsittelysääntöjä. Käsittelysäännöt ovat ennalta määriteltyjä sääntöjä, jotka toteuttavat jonkin toiminnon järjestelmässä. Tyypillinen esimerkki käsittelysäännöstä on asian tai asiakirjan tilatiedon automaattinen muuttuminen.
Tiedonohjaussuunnitelman runko on organisaation tehtävien hoitoon perustuva tehtäväluokitus tai muu vastaava luokitus, esimerkiksi palveluluokitus. Tiedonohjaussuunnitelmassa tehtäväluokkaan liitetään tehtävän hoitoon liittyvät käsittelyvaiheet, niissä syntyvät asiakirjalliset tiedot sekä niiden oletusmetatietoarvoja, joita ovat esimerkiksi käyttörajoitukset, säilytysaika tai salassapitoaika. Käyttäjän ei tällöin tarvitse lisätä näitä tietoja.
Kuva: Tiedonohjauksen taustalla on asianhallintajärjestelmissä yleinen mallinnus, jossa asian käsittelyprosessi jakautuu käsittelyvaiheisiin. Yhteen käsittelyvaiheeseen voi liittyä yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat käsittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi.
Tiedonohjauksen ja tiedonohjaussuunnitelmien periaatteena on, että prosessit ja oletusmetatiedot ovat tarvittavilta osin prosessin ja tietosisältöjen asiantuntijoiden määrittelemiä. Tuloksena on käsittelyprosessin kuvaus, jolla tarkoitetaan tehtävän hoitamiseksi määriteltyjä käsittelyvaiheita, toimenpiteitä ja käsittelysääntöjä.
Metatietojen, käsittelyprosessien kuvausten ja käsittelysääntöjen avulla tiedonohjaus automatisoi asiakirjatietojen käsittelyä. Kun tieto luodaan tai sitä käsitellään, osan siihen liittyvästä metatiedosta luo tietojärjestelmä, osan käyttäjät eri rooleissaan ja osa metatietoarvoista saadaan suoraan tiedonohjaussuunnitelmasta.
Esimerkki
Asiakirja liitetään tietojärjestelmässä käsittelyvaiheeseen ja sen kautta oikeaan asiaan. Samalla asiakirja saa tiedonohjaussuunnitelman kautta automaattisesti metatiedokseen säilytysajan. Tämä tieto yhdessä säilytysajan laskentaperuste -metatiedon arvon, aikamääreiden ja järjestelmään luotujen käsittelysääntöjen ja muiden toiminnallisuuksien kanssa mahdollistaa tietojen hallitun tuhoamisen tai arkistoinnin säilytysajan päätyttyä.
Erityislainsäädännöstä tai alakohtaisista käytännöistä tulevien metatietojen kuvaaminen TOS:ssa on arvioitava organisaation oman hyödyn näkökulmasta.
Suunnitelmallinen ja keskitetty tiedonhallinta tukee automatisointia, yhdenmukaisuutta ja yhteentoimivuutta. Tiedonohjausratkaisu voidaan toteuttaa joko keskitetyn tiedonohjausjärjestelmän avulla tai luoda tietojärjestelmä- tai prosessikohtaisena ratkaisuna tarpeen mukaan.
Arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma sisältävät tyypillisesti organisaation nykyiset tehtävät ja jatkuvasti muodostuvat aineistot. Arkistonhallinnan näkökulmasta on tärkeää, että viranomaisella on kuvaukset myös niistä tietoaineistoista, joita ei enää kerry.
Arkistonmuodostussuunnitelmassa ja tiedonohjaussuunnitelmassa käytetyt tehtävä ja tehtäväluokka ovat yksi näkökulma tiedon syntykontekstia, käsittelyä ja elinkaaren muita vaiheita dokumentoivaan tietoon. Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät lisäksi muun muassa
- muihin tietoaineistoihin
- erilaisiin toimintaprosesseihin
- erilaisiin toimijoihin - esimerkiksi laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö
- paikkaan ja sijaintiin - kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus
- erilaisiin ajankohtiin - laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika
Lue lisää tehtäväluokituksesta
Tiedon luokittelu on perinteinen tiedonhallinnan väline. Luokituksessa muodostetaan asioiden ja tietojen keskinäisiä suhteita osoittavia luokkia. Saman luokan alle liitetään ne tiedot ja asiat, joilla on yhteisiä piirteitä tai ominaisuuksia. Luokittelu tukee tietoaineistojen ymmärrettävyyttä ja löydettävyyttä. Luokitus antaa käyttäjälle yleiskuvan esimerkiksi tietojärjestelmän sisältämästä tiedosta. Tiedonhaussa luokittelua voidaan hyödyntää sekä tiedon selailussa että hakutuloksen laajentamisessa tai tarkentamisessa.
Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin keskeisiä työkaluja sekä Suomessa että kansainvälisesti on pitkään ollut toimijan tehtäviin perustuva tehtäväluokitus. Se on vähitellen korvannut aiemmin käytössä olleen asiaryhmitykseen perustuneen tiedon luokittelun. Suomessa tehtäväluokitus on vakiintunut tarkoittamaan organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien luetteloa. Näiden tehtävien hoitamisen yhteydessä laaditaan ja vastaanotetaan tietoa (tietoaineistoja), jota organisaatio säilyttää tietovarantona ja todisteena.
Tehtäväluokituksen yksi etu on sen suhteellinen pysyvyys. Luokitus ei perustu usein muuttuviin organisaatiorakenteeseen, virkanimikkeisiin, prosesseihin, tietojärjestelmiin tai asiakirjoihin.
Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka (pdf) perustuu tehtäväpohjaiseen arvonmääritykseen. Asiakirjatietojen arkistollinen arvo riippuu muiden kriteerien ohessa siitä, kuinka merkittävän yhteiskunnallisen tehtävän yhteydessä ne kertyvät. Tehtävän merkityksellä tarkoitetaan tehtävän vaikutusta yhteiskuntaan ja sen kehitykseen, kansalaisiin ja ympäristöön. Tehtävän merkittävyyttä voidaan arvioida suhteessa muihin julkishallinnon tehtäviin sekä ajan yleisiin yhteiskunnallisiin arvoihin.